Zwischenzeugnis: Anspruch, Inhalt und Vorlage als Word & PDF-Datei

Ein Zwischenzeugnis ist eine schriftliche Beurteilung, die während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Es dient dem Arbeitnehmer, seine bisherigen Leistungs- und Verhaltensweisen beurteilen zu lassen. In der Regel wird ein Zwischenzeugnis auf Wunsch des Arbeitnehmers ausgestellt oder wenn bestimmte Änderungen in der Arbeitssituation eintreten, z.B. wenn ein Vorgesetzter wechselt, eine interne Versetzung oder ein geplanter Austritt. Inhaltlich gesehen ähnelt das Zwischenzeugnis dem Arbeitszeugnis, das ausgestellt wird, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Das Zwischenzeugnis ist ein wichtiges Dokument in der modernen Arbeitswelt, da es eine Referenz und ein Leistungsnachweis ist, ohne dass eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist.

Ein Zwischenzeugnis bietet eine wichtige Möglichkeit, während eines laufenden Arbeitsverhältnisses eine formelle Beurteilung der Arbeitsleistung und des Verhaltens zu erhalten. Es dient nicht nur zur Sicherung beruflicher Leistungen, sondern auch als wertvolle Grundlage für Karriereentscheidungen. Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht nicht automatisch, sondern der Arbeitnehmer muss ein berechtigtes Interesse nachweisen.

Hier sind verschiedene Situationen, in denen ein Zwischenzeugnis sinnvoll ist:

Vorgesetztenwechsel:

Ein häufiger Grund für die Anforderung eines Zwischenzeugnisses ist der Wechsel des direkten Vorgesetzten. Da die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung durch den aktuellen Vorgesetzten erfolgt, kann ein solcher Wechsel dazu führen, dass zukünftige Beurteilungen nicht mehr die ganze Tiefe der bisherigen Arbeit widerspiegeln. Ein Zwischenzeugnis stellt sicher, dass die bisherigen Leistungen dokumentiert sind und somit als Grundlage für zukünftige Karriereentscheidungen dienen können.

Innerbetriebliche Versetzung oder neue Aufgabenbereiche:

Bei einer Versetzung innerhalb des Unternehmens oder bei der Übernahme eines neuen Aufgabenbereichs ist ein Zwischenzeugnis von Vorteil. Es dokumentiert die bisherigen Leistungen und hilft, die Erfolge in einem neuen Umfeld darzustellen. Darüber hinaus kann es als Grundlage dienen, um den Übergang in eine neue Rolle zu erleichtern und berufliche Kompetenz zu demonstrieren.

Bewerbungen auf eine neue Stelle:

Bei der Bewerbung um eine neue Stelle während eines ungekündigten Arbeitsverhältnisses ist ein Zwischenzeugnis eine hervorragende Möglichkeit, die bisherigen Leistungen und Qualifikationen zu dokumentieren. Da das Endzeugnis erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, dient das Zwischenzeugnis als aktuelle Referenz, die den Bewerbungsunterlagen beigefügt werden kann. Es verschafft einen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern, die möglicherweise kein so aktuelles Zeugnis vorlegen können.

Nach längerer Abwesenheit (Elternzeit, Krankheit):

Vor einer längeren Abwesenheit – sei es aufgrund von Elternzeit oder Krankheit – ist es sinnvoll, sich ein Zwischenzeugnis ausstellen zu lassen. Damit wird sichergestellt, dass die bisherige Leistung dokumentiert wird. Nach der Rückkehr kann das Zeugnis als klare Leistungsbeurteilung dienen.

Unsicherheit über die eigene Leistung:

Über die Beurteilung der eigenen Leistung durch den Arbeitgeber besteht manchmal Unsicherheit. In solchen Fällen kann ein Zwischenzeugnis Klarheit schaffen. Es bietet die Möglichkeit einer direkten Rückmeldung, ob die Arbeit den Erwartungen des Unternehmens entspricht oder ob es Bereiche gibt, in denen Verbesserungsbedarf besteht.

Vor geplanten Verhandlungen (Gehalt oder Beförderung):

Ein Zwischenzeugnis kann auch eine wertvolle Grundlage für anstehende Gehaltsverhandlungen oder Beförderungsgespräche sein. Ein positives Zeugnis dokumentiert die bisherigen Erfolge und kann als starkes Argument für Forderungen dienen. Es zeigt, dass Aufgaben erfolgreich gemeistert wurden und stärkt das Selbstvertrauen bei Verhandlungen.

In Deutschland gibt es keinen spezifischen Gesetzesparagrafen, der den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis regelt. Der Anspruch leitet sich jedoch aus der allgemeinen Pflicht des Arbeitgebers ab, ein Arbeitszeugnis auszustellen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers besteht. Diese Regelung basiert auf §109 der Gewerbeordnung (GewO)  , die den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses festlegt. Obwohl im Gesetz nur von einem Endzeugnis die Rede ist, wird in der Praxis auch der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis anerkannt.

Ein Zwischenzeugnis folgt in der Regel einem festgelegten Aufbau, der sicherstellt, dass alle relevanten Informationen zur Tätigkeit und Leistung des Arbeitnehmers klar und umfassend dargestellt werden. Der Aufbau ähnelt dem eines Endzeugnisses, da es als formelle Beurteilung während des laufenden Arbeitsverhältnisses dient.

Hier wird der typische Aufbau eines Zwischenzeugnisses erklärt:

1. Einleitung:

In der Einleitung werden die grundlegenden Informationen zum Arbeitnehmer und zum Unternehmen aufgeführt:

• Name und Position: Der vollständige Name des Arbeitnehmers und seine aktuelle Position im Unternehmen werden genannt.
• Dauer der Betriebszugehörigkeit: Das Datum des Eintritts in das Unternehmen wird angegeben, um die bisherige Dauer der Beschäftigung zu dokumentieren.
• Beschreibung des Unternehmens: Manchmal enthält die Einleitung eine kurze Beschreibung des Unternehmens, vor allem in größeren oder international agierenden Firmen.

2. Beschreibung der Aufgaben:

Im nächsten Abschnitt werden die Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche des Arbeitnehmers detailliert dargestellt:

• Tätigkeitsbereiche: Eine präzise Beschreibung der vom Arbeitnehmer ausgeübten Tätigkeiten und Aufgaben.
• Verantwortungen: Besondere Verantwortungsbereiche oder leitende Funktionen werden hervorgehoben.
• Projekte und Erfolge: Falls relevant, werden spezifische Projekte und berufliche Erfolge erwähnt.

3. Beurteilung der Leistung:

In diesem Abschnitt wird die fachliche Leistung des Arbeitnehmers bewertet. Hierbei werden folgende Punkte berücksichtigt:

• Arbeitsqualität: Wie gut und zuverlässig wurden die Aufgaben erfüllt? (z.B. „Er erfüllte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“)
• Arbeitsweise: Wie effizient und strukturiert arbeitet der Arbeitnehmer?
• Fachkenntnisse: Die fachliche Kompetenz und der Wissensstand des Mitarbeiters werden beurteilt.
• Engagement und Motivation: Hier wird der Einsatz und die Leistungsbereitschaft beschrieben.
• Ergebnisse: Der Fokus liegt auf den erzielten Ergebnissen und Erfolgen in der bisherigen Tätigkeit.

4. Beurteilung des Sozialverhaltens:

Im nächsten Teil wird das Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und externen Partnern (z.B. Kunden, Lieferanten) bewertet. Dieser Abschnitt gibt Einblick in das Sozialverhalten des Mitarbeiters und seine Integration in das Team und die Unternehmensstruktur:

• Teamfähigkeit: Wie gut war die Zusammenarbeit mit Kollegen?
• Führungsverhalten (bei Führungskräften): Wie war das Verhältnis zu den unterstellten Mitarbeitern?
• Außenkontakt: Bei Kunden- oder Partnerkontakt wird auch das Verhalten gegenüber externen Kontakten beurteilt.

5. Schlussformulierung:

Die Schlussformel ist der letzte Teil des Zwischenzeugnisses. Hier wird in der Regel erwähnt, dass das Arbeitsverhältnis fortbesteht. In der Regel wird der Arbeitnehmer für die bisher geleistete Arbeit gelobt und ein positiver Ausblick auf die Zukunft formuliert:

• Dank: Ein Dank für die bisherige Zusammenarbeit und das Engagement.
• Zukunftsausblick: Oft wird darauf hingewiesen, dass sich das Unternehmen auf die weitere Zusammenarbeit freut.
• Weiterführung des Arbeitsverhältnisses: Der Hinweis, dass das Arbeitsverhältnis weiterhin besteht, gehört in die Schlussformel eines Zwischenzeugnisses.

Beispiel: „Wir danken Herrn/Frau [Name] für die bisher geleistete Arbeit und  freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.“

6. Ort, Datum, Unterschrift:

Zum Abschluss des Zwischenzeugnisses folgt die Unterschrift des Arbeitgebers sowie das Datum und der Ort der Ausstellung. Dies ist wichtig, um das Zeugnis offiziell und rechtskräftig zu machen. Üblicherweise wird das Zeugnis vom direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung unterzeichnet.

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Zwischenzeugnis

Herr Max Mustermann, geboren am 29.02.1996 in Musterstadt, wohnhaft in Musterstraße 20, 12345 Beispielstadt, trat am 01.02 2015 als Social Media Manager in unser Unternehmen ein und ist seit dem 01.06 2017 als Marketing und E-Commerce Manager beschäftigt.

Die Beispiel GmbH mit Sitz in Beispielstadt beschäftigt über 700 Mitarbeiter und ist deutschlandweit aktiv. Unser Kerngeschäft liegt in der Herstellung und dem Vertrieb von Gartenmöbeln, die primär an Einzelhändler verkauft werden, sowohl über direkte Vertriebswege als auch über unseren Online-Shop.

Herr Mustermann ist seit dem 01.06.2018 in unserem Unternehmen für die vollständige Leitung des Bereichs Online-Marketing verantwortlich und trägt in dieser Funktion die Budgetverantwortung für rund 1.300.000 €.

Zum Aufgabenbereich von Herrn Mustermarin gehören insbesondere:

• Die Planung und Umsetzung von Marketing-Kampagnen
• Kontinuierliche Optimierung des Online-Shops
• Konzeption und Durchführung von Suchmaschinen-Kampagnen
• Content Erstellung für Social Media Kanäle (Instagram und Facebook)
• Marktanalysen und Potentialabschätzungen
• Datenanalyse
• Reporting

Herr Mustermann zeichnete sich als hochmotivierter Mitarbeiter aus. Er erledigte seine Aufgaben stets sorgfältig und zügig. Durch seine sehr strukturierte Arbeitsweise, seine Termintreue und Zuverlässigkeit wurde er unseren Anforderungen in jeder Hinsicht gerecht. Darüber hinaus zeigte er eine sehr gute Auffassungsgabe und Zielorientierung sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative. Sein umfangreiches Fachwissen trug maßgeblich zum Erfolg unseres Unternehmens bei.

Durch sein professionelles und freundliches Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden schaffte er ein äußerst positives Arbeitsklima und motivierte sein Team zu Höchstleistungen. Seine souveräne und kompetente Herangehensweise an komplexe Aufgabenstellungen führte zu zahlreichen erfolgreichen Vertragsabschlüssen. Besonders hervorzuheben ist sein Engagement bei der Optimierung unseres Online-Shops, bei der er erfolgreich die Teamleitung übernahm und das Projekt maßgeblich vorantrieb.

Darüber hinaus möchten wir an dieser Stelle sein erfolgreiches Mitwirken am Projekt Implementierung eines neuen CRM-Systems hervorheben, bei dem Herr Mustermann maßgeblich die Teamkoordination übernahm und das gesamte Projekt entscheidend vorantrieb. So gelang es Herrn Mustermann, durch seine strategische Planung und Umsetzung, die Effizienz im Kundenmanagement um 15 % zu steigern.

Wir erstellen dieses Zwischenzeugnis auf Wunsch von Herrn Mustermann, welchem wir gerne nachkommen. Wir bedanken uns für seine stets guten Leistungen und freuen uns auf eine weitere erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ort, Datum
(Unterschrift)

Das Zwischenzeugnis wird in der Regel von der Personalabteilung des Unternehmens oder direkt vom Vorgesetzten ausgestellt. Es muss in schriftlicher Form vorliegen und enthält ähnliche Bestandteile wie ein Endzeugnis. Ein wichtiges Merkmal ist die wohlwollende Formulierung, die gesetzlich vorgeschrieben ist. Das bedeutet, dass die Formulierungen positiv und respektvoll sein müssen.

Ein Zwischenzeugnis kann auch in Absprache mit dem Arbeitgeber selbst vorgeschlagen werden, wobei der Arbeitgeber für den finalen Wortlaut verantwortlich ist. Wichtig ist, dabei auf korrekte Formulierungen zu achten, die sowohl wohlwollend als auch ehrlich sind.

Hier sind einige Ratschläge zum Verfassen eines Zwischenzeugnisses:

• Das Zeugnis sollte klar und wohlwollend formuliert sein.
• Fordern Sie es rechtzeitig an, insbesondere bei internen Wechseln.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Aufgaben und Leistungen präzise dargestellt werden.

Ein Zwischenzeugnis bietet Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile und kann in verschiedenen beruflichen Situationen von großem Nutzen sein. Es hilft dabei, die eigene Leistung zu reflektieren, sich auf zukünftige Karriereziele vorzubereiten und gibt Aufschluss über die Einschätzung durch den Arbeitgeber.

Hier sind die wichtigsten Vorteile eines Zwischenzeugnisses, die es zu einem unverzichtbaren Instrument für die berufliche Entwicklung machen.

Um den richtigen Ton in der Anfrage zu treffen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind, ist eine gut formulierte E-Mail entscheidend. Hier ist ein Beispiel, wie ein Zwischenzeugnis professionell und klar beantragt werden kann:

Betreff: Anfrage für ein Zwischenzeugnis

Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],

aufgrund [des Wechsels meines Vorgesetzten/des anstehenden Wechsels] möchte ich Sie höflich um die Erstellung eines Zwischenzeugnisses bitten.

Ich freue mich auf Ihre positive Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

In vielen Arbeits- und Zwischenzeugnissen werden so genannte Geheimcodes verwendet – scheinbar positive, in Wirklichkeit aber kritische Formulierungen, die auf versteckte Schwächen des Arbeitnehmers hinweisen. Diese Codes dienen dazu, die gesetzliche Vorgabe, dass Zeugnisse wohlwollend formuliert sein müssen, zu umgehen und trotzdem Kritik zu äußern.

Beispiele für typische Geheimcodes:

• „Er/Sie bemühte sich, die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu erfüllen.“
  Diese Formulierung deutet darauf hin, dass der Arbeitnehmer zwar engagiert war, aber letztlich die Aufgaben nicht erfolgreich bewältigte.
• „Er/Sie zeigte Verständnis für seine/ihre Arbeit.“
  Klingt positiv, weist jedoch darauf hin, dass es an der tatsächlichen Umsetzung und Leistung mangelte.
• „Er/Sie war im Kollegenkreis stets beliebt.“
  Hier steht die Beliebtheit im Vordergrund, was auf fachliche Schwächen oder mangelnde Arbeitsleistung hinweisen kann.
• „Er/Sie war stets bemüht.“
  Diese Formulierung deutet darauf hin, dass es an tatsächlichen Erfolgen oder Ergebnissen mangelte, auch wenn die Bemühung vorhanden war.
• „Seine/Ihre gesellige Art trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.“
  Dies wird oft verwendet, um anzudeuten, dass der Arbeitnehmer eher durch Geselligkeit als durch Arbeitsleistung auffiel.

Warum diese Codes verwendet werden:

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeugnisse wohlwollend und objektiv zu formulieren. Negative Beurteilungen müssen oft indirekt über Formulierungen vermittelt werden, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Was zu beachten ist:

Ein Zwischenzeugnis sollte immer sorgfältig geprüft werden, bevor es akzeptiert wird. Da es rechtlich als offizielle Beurteilung gilt, können negative oder missverständliche Formulierungen später zu Nachteilen führen. Bei Unstimmigkeiten hat der Arbeitnehmer das Recht, Korrekturen zu verlangen.

Tipps zur Entschlüsselung:

• Kritische Worte identifizieren: Formulierungen wie „bemüht“, „Verständnis“ oder „beliebt“ sind Hinweise auf versteckte Kritik.
• Positiv klingende Floskeln hinterfragen: Nicht jede wohlklingende Aussage ist tatsächlich positiv gemeint. Es lohnt sich, diese genau zu hinterfragen.
• Recht auf Korrektur nutzen: Arbeitnehmer haben das Recht, eine Änderung des Zeugnisses zu verlangen, wenn es versteckte Kritik enthält.