Besteuerung von Betriebsveranstaltungen: Wichtige Informationen

Besteuerung von Betriebsveranstaltungen: Was Arbeitgeber wissen müssen

Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge sind beliebte Maßnahmen zur Stärkung des Teamgeistes und zur Mitarbeitermotivation. Doch sie haben auch eine steuerliche Seite, die Arbeitgeber beachten müssen.

1. Steuerfreie Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen

Damit eine Betriebsveranstaltung steuerfrei bleibt, müssen bestimmte Vorgaben des deutschen Steuerrechts erfüllt sein. Der wichtigste Punkt ist der steuerfreie Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmende Mitarbeiter und Veranstaltung gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Hierbei ist zu beachten, dass die Teilnahme allen Nagehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Dieser Freibetrag umfasst sämtliche Aufwendungen, die dem Arbeitgeber durch die Veranstaltung entstehen.

Dazu zählen unter anderem:

Kosten für Speisen und Getränke
Unterhaltungskosten (z. B. für Musik, Shows oder Unterhaltungskünstler)
Fahrt- und Übernachtungskosten
Eventuelle kleine Geschenke für die Mitarbeiter

Dieser Freibetrag bezieht sich auf zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Arbeitgeber können daher bis zu zwei Veranstaltungen jährlich pro Mitarbeiter durchführen, ohne dass diese steuerpflichtig werden, sofern die Kosten die 110-Euro-Freibetrgasgrenze nicht überschreiten.

2. Steuerpflicht bei Überschreiten des Freibetrags

Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, wird der überschreitende Betrag der Zuwendung steuerpflichtig.

Arbeitgeber haben in diesem Fall die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil für die Mitarbeiter zu versteuern.

Hierbei gibt es zwei Optionen:

Pauschalversteuerung:
Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil pauschal mit einem Steuersatz von 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG). In diesem Fall muss der Mitarbeiter den Betrag nicht in seiner Einkommensteuererklärung angeben. Zusätzlich greift die Sozialversicherungsfreiheit. Zu beachten ist, dass die Anmeldung der Pauschalsteuern auf Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen zeitnah (vor Herausgabe der Lohnsteuerbescheinigung) und spätestens zum 28.2 des Folgejahrs tatsächlich erfolgen muss. Eine spätere Korrektur betreffend der Sozialversicherung ist nicht möglich.

Individuelle Versteuerung:
Alternativ kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil dem Mitarbeiter individuell zurechnen, der diesen dann im Rahmen seiner Lohn- und Einkommensteuer versteuern muss.

Der BFH hat mit Urteil vom 27.3.2024 den Anwendungsbereich für die Lohnsteuerpauschalierung deutlich erweitert. Hierbei hat der BFH entschieden, dass auch eine Pauschalierung mit einem Steuersatz von 25% dann zulässig ist, wenn die Veranstaltungen nur bestimmten Gruppen des Betriebs (z.B. Geschäftsleitung) offenstehen.

3. Was zählt zu den Aufwendungen?

Die Aufwendungen, die für die Besteuerung der Betriebsveranstaltung relevant sind, umfassen sämtliche vom Arbeitgeber getragenen Kosten.

Dazu gehören:

Verpflegungskosten (Speisen und Getränke)
Unterhaltungskosten (Musik, Shows, kulturelle Aktivitäten)
Anreise- und Transferkosten
Eventuelle Übernachtungskosten
Geschenke für Mitarbeiter (sofern sie einen geringen Wert haben)

Diese Kosten werden gleichmäßig auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt und bei der Berechnung berücksichtigt.

Fazit: Besteuerung von Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen bieten eine hervorragende Möglichkeit, den Teamgeist zu stärken und die Mitarbeiter zu motivieren. Aus steuerlicher Sicht gibt es jedoch klare Vorgaben, die Arbeitgeber beachten müssen. Der steuerfreie Freibetrag von 110 Euro bietet einen gewissen Spielraum für die Durchführung von bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Doch sobald dieser Freibetrag überschritten wird, müssen die Zuwendungen versteuert werden.

Dank der Möglichkeit zur Pauschalversteuerung bleibt der Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber überschaubar, wenn die Freigrenzen nicht eingehalten werden können. Zudem hat der BFH den Anwendungsbereich der Pauschalversteuerung mit einem aktuellen Urteil erweitert, was Unternehmen weitere Flexibilität bei der Gestaltung von Betriebsveranstaltungen bietet. Allerdings ist es wichtig, die Fristen und Vorgaben, insbesondere hinsichtlich der Sozialversicherung, im Auge zu behalten.

Als Arbeitgeber sollte daher unbedingt eine Teilnehmerliste geführt werden.