Freizeitausgleich: Anspruch, Regeln & Umsetzung

Arbeitsrechtliche Grundlage für den Freizeitausgleich

• Gesetzliche Grundlage: Freizeitausgleich ergibt sich aus verschiedenen Vorschriften, insbesondere dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG).
• Vorgaben im ArbZG:
  • Werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten.
  • Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt (§ 3 ArbZG).

• Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen: Häufig zusätzliche Regelungen zur Handhabung und Umfang des Freizeitausgleichs.
• Gesetzliche Höchstarbeitszeiten: Freizeitausgleich darf nicht zu einer Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeiten führen.
• Ruhezeiten und Gesundheitsschutz: Einhaltung der Vorschriften zu Ruhezeiten und Gesundheitsschutz muss gewährleistet sein.

Rechtsprechung zum Freizeitausgleich

• Bundesarbeitsgericht: Freizeitausgleich für Überstunden ist grundsätzlich möglich, wenn im Arbeitsvertrag oder über eine Betriebsvereinbarung vorgesehen.
• Dokumentationspflicht: Unternehmen müssen Arbeitszeiten umfassend erfassen (§ 16 Abs. 2 ArbZG), verschärft durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zur systematischen Zeiterfassung seit Juni 2022.
• Rechtsfolgen bei fehlerhaftem Nachweis: Fehlerhafte Nachweise können negative Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere bei Auseinandersetzungen über Überstunden oder Freizeitausgleichsansprüche.

• Erfassung von Überstunden: Überstunden werden durch ein digitales Zeiterfassungssystem oder manuelle Meldung dokumentiert.
• Genehmigung: Der/die Vorgesetzte prüft und bestätigt die Überstunden, um Missverständnissen vorzubeugen.
• Antrag auf Freizeitausgleich: Mitarbeitende beantragen den Freizeitausgleich über ein Formular oder eine HR-Software.
• Genehmigung und Planung: Die Personalabteilung oder die Führungskraft stimmt dem Antrag zu, unter Berücksichtigung betrieblicher Belange (z.B. Mindestbesetzung).
• Dokumentation: Gewährte Freizeitausgleichstage werden im Zeiterfassungssystem verbucht und so nachvollziehbar gehalten.

Pflichten der Arbeitgebenden

• Erfassung der Mehrarbeit: Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, geleistete Mehrarbeit korrekt zu erfassen.
• Gesundheits- und Arbeitsschutz: Sicherstellung, dass die Mehrarbeit keine unzulässigen Belastungen verursacht, die den Gesundheits- und Arbeitsschutzbestimmungen widersprechen.
• Gewährung von Freizeitausgleich: Der Freizeitausgleich muss unter Berücksichtigung betrieblicher Erfordernisse gewährt werden, sofern ein Anspruch besteht (z.B. nach Tarifvertrag oder arbeitsvertraglicher Regelung).
• Fehlende Vereinbarungen: Fehlen verbindliche Vereinbarungen, kann der Ausgleich grundsätzlich einvernehmlich erfolgen.

Pflichten der Arbeitnehmenden

• Überstundenleistung: Arbeitnehmende sind verpflichtet, Überstunden nach Vorgabe oder Genehmigung zu leisten.
• Geltendmachung des Anspruchs: Der Anspruch auf Freizeitausgleich muss im Rahmen betrieblicher Prozesse rechtzeitig geltend gemacht werden.
• Schichtarbeit und Ruhezeiten: Bei Schichtarbeit müssen die gesetzlichen Ruhezeiten nach § 5 ArbZG eingehalten werden, was eine flexible Planung erfordert.

Streitbeilegung

• Interne und externe Klärung: Streitfragen können betriebsintern (z.B. durch den Betriebsrat) oder arbeitsgerichtlich geklärt werden.
• Festlegung des Freizeitausgleichs: Arbeitgebende dürfen den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs im Rahmen billigen Ermessens festlegen, müssen jedoch die Interessen der Mitarbeitenden berücksichtigen (BAG, Urteil vom 23.09.2015 – 5 AZR 767/13).

• Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation: Ohne lückenlose Zeiterfassung kann bei Streitigkeiten keine klare Rechtslage hergestellt werden.
• Unklare oder widersprüchliche Regelungen: Im Arbeitsvertrag/Tarifvertrag/Betriebsvereinbarungen.
• Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben: (z. B. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten). Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen.
• Nichtbeachtung betrieblicher Erfordernisse: Freizeitausgleich zu ungünstigen Zeiten kann zu personellen Engpässen führen.
• Unzureichende Kommunikation: Mitarbeitende fühlen sich benachteiligt, wenn Entscheidungen intransparent getroffen werden.

Um diese Risiken zu vermeiden, empfehlen sich folgende Maßnahmen:

• Vertragliche Klarheit: Definieren Sie im Arbeits- oder Tarifvertrag explizit, wie Überstunden ausgeglichen werden.
• Transparenz durch klare Regeln: Legen Sie einen genehmigten Ablauf für den Freizeitausgleich fest.
• Regelmäßige Schulungen: Für Führungskräfte und Personalverantwortliche im Umgang mit arbeitsrechtlichen Vorschriften.
• Einsatz moderner Zeiterfassungssysteme: Digitale Tools minimieren Fehler und bieten Nachweissicherheit.

• Verfassen Sie präzise Arbeitsverträge, die eindeutig regeln, ob und wie Freizeitausgleich gewährt wird.
• Prüfen Sie bestehende Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge und passen Sie interne Prozesse daran an.
• Führen Sie regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungen für HR-Teams und Führungskräfte durch, um den aktuellen arbeitsrechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
• Setzen Sie auf transparente Kommunikation: Informieren Sie alle Mitarbeitenden proaktiv und verständlich über Rechte und Pflichten.
• Überwachen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben** durch regelmäßige Audits und den Einsatz digitaler Zeiterfassungslösungen.
• Berücksichtigen Sie individuelle Bedürfnisse: Achten Sie auf eine ausgewogene Berücksichtigung von betrieblichen und individuellen Interessen bei der Freizeitausgleichsplanung.
• Beziehen Sie den Betriebsrat ein: Bei Regelungen zum Freizeitausgleich ist die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG zwingend.

• Dokumentation und Abgrenzung von Mehrarbeit: Schwierigkeiten bei der Unterscheidung zwischen Mehrarbeit und bloßer Anwesenheit, besonders bei hybriden Arbeitsmodellen und Homeoffice.
• Digitale Zeiterfassungssysteme: Notwendigkeit, transparente und manipulationssichere Systeme für die Erfassung der Arbeitszeiten zu implementieren.
• Fehlende klare Regeln: Unklarheiten bei der Beantragung und Genehmigung von Freizeitausgleich, insbesondere ohne definierte Antragswege, Fristen und Vertretungsregelungen.
• Nicht zeitnaher Freizeitausgleich: Herausforderung beim Umgang mit angesammelten Überstunden, wenn diese nicht zeitnah genommen werden.
• Maximalfrist für Freizeitausgleich: Bedarf an einer verbindlichen Frist, bis wann Überstunden in Freizeit umgewandelt werden müssen.
• Übertragung in Folgejahr: Unklarheiten bei der Übertragung von Überstunden in das nächste Jahr.
• Vermeidung regelmäßiger Überstunden: Notwendigkeit, Arbeitslast und Aufgabenverteilung regelmäßig zu überprüfen, um wiederholte Überstunden zu vermeiden.

• Nachweis- und Dokumentationspflicht: Unternehmen sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich aller Überstunden systematisch und manipulationssicher aufzuzeichnen. Die Nichterfüllung dieser Pflichten kann bei Streitfällen zu erheblichen Beweisproblemen und ggf. zu Sanktionen führen.
• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG besteht ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Ausgestaltung von Freizeitausgleichsregelungen. Regelungen dürfen nicht einseitig durchgesetzt werden, sondern bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats.
• Klarheit über Verfallfristen: Für Freizeitausgleichsansprüche gelten häufig die tarif- oder arbeitsvertraglich vereinbarten Ausschluss- bzw. Verfallfristen. Werden Überstunden über einen längeren Zeitraum nicht geltend gemacht oder Freizeitausgleich nicht rechtzeitig beantragt, können Ansprüche teilweise oder ganz erlöschen.
• Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Grenzen: Der Freizeitausgleich muss so gestaltet werden, dass weder die tägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG) noch die Ruhezeiten (§ 5 ArbZG) verletzt werden. Auch während der Inanspruchnahme von Freizeitausgleich sind Beschäftigte nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz weiterhin sozialversichert.
• Schriftformerfordernis: Änderungen oder Ergänzungen zu bestehenden arbeitsvertraglichen Regelungen zum Freizeitausgleich sollten aus Beweisgründen stets schriftlich dokumentiert werden.

1. Analyse der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen:

Überprüfen Sie, welche Regelungen zum Freizeitausgleich bereits durch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung vorgegeben sind und inwieweit individuelle Anpassungen erforderlich sind.

2. Implementierung eines leistungsfähigen Zeiterfassungssystems:

Sorgen Sie für eine präzise, manipulationssichere und DSGVO-konforme Zeiterfassung, um Überstunden und Mehrarbeit jederzeit nachvollziehen zu können.

3. Transparente Kommunikation der Prozesse:

Informieren Sie sämtliche Mitarbeitenden über den Ablauf, die Voraussetzungen und die Beantragungsmöglichkeiten für Freizeitausgleich. Klare Informationswege erhöhen die Akzeptanz und sorgen für Nachvollziehbarkeit.

4. Standardisierung der Freizeitausgleichsanträge:

Legen Sie fest, in welcher Form und bei welchen Ansprechpersonen Freizeitausgleich beantragt werden kann (z. B. über digitale Workflows oder schriftliche Formulare).

5. Genehmigungs- und Abstimmungsprozess:

Etablieren Sie eine verbindliche Prüfung und Freigabe durch Führungskräfte oder die Personalabteilung unter Berücksichtigung betrieblicher Erfordernisse, Mindestbesetzungen und gesetzlicher Vorgaben.

6. Lückenlose Dokumentation:

Halten Sie sämtliche Beantragungen, Genehmigungen und Inanspruchnahmen von Freizeitausgleich nachvollziehbar im Zeiterfassungssystem fest, um Transparenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

7.Fortlaufende Überprüfung und Optimierung:

Evaluieren Sie regelmäßig die bestehenden Prozesse zum Freizeitausgleich, um Anpassungsbedarf frühzeitig zu erkennen und die Zufriedenheit sowie die Rechtssicherheit kontinuierlich zu optimieren.

• Proaktive Planung: Definieren Sie feste Planungszeiträume, in denen Freizeitausgleichstage beantragt und gewährt werden können. Frühzeitige Planung erleichtert die Abstimmung mit betrieblichen Abläufen.
• Digitalisierung nutzen: Integrieren Sie automatisierte Workflows in Ihr HR-System, um Beantragungsprozesse, Genehmigungen und Dokumentation effizient zu steuern.
• Transparente Kommunikation: Kommunizieren Sie Ihre Freizeitausgleichsregelungen regelmäßig in Teammeetings und im Intranet, damit sämtliche Mitarbeitenden über ihre Möglichkeiten informiert sind.
• Flexibilität zeigen: Ermöglichen Sie – im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Voraussetzungen – flexible Freizeitausgleichslösungen, um auf individuelle Lebenssituationen eingehen zu können.
• Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie im Rahmen von HR-Audits, ob die Dokumentation und Umsetzung der Freizeitausgleichstage rechtskonform verläuft und passen Sie bei Bedarf Prozesse an.
• Einbindung des Betriebsrats: Arbeiten Sie eng mit dem Betriebsrat zusammen, um Akzeptanz für die Ausgleichsmodelle sicherzustellen und Konfliktpotenziale frühzeitig auszuräumen.