Arbeitsrechtliches Offboarding Teil 1: Wenn schon kündigen, dann aber richtig!

Jüngst landete eine Kündigungsschutzklage auf meinem Tisch. Der mich anfragende Arbeitgeber hatte gekündigt. Der gekündigte Mitarbeiter hatte dagegen geklagt.

Der Kläger monierte gegenüber dem Arbeitsgericht, die ihm per Mail zugegangene Kündigung sei  -gegen die Ankündigung des Arbeitgebers – nicht postalisch bei ihm eingegangen. Der Arbeitgeber hatte diese zwar postalisch versandt, konnte aber den Zugang des schriftlichen Kündigungsschreibens nicht nachweisen. Er hatte die Kündigung als einfachen Brief versandt. Die Kündigung war zudem noch mit einer „qualifizierten“ elektronischen Signatur „unterzeichnet“.

Ein Klassiker und Paradebeispiel für eine nicht wirksam erklärte Kündigung.

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.

Nach § 623 BGB bedarf eine Kündigung der Schriftform unabhängig davon, ob sie vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber ausgesprochen wird. Die fehlende Schriftform führt dazu, dass die Kündigung nicht wirksam ist.

Schriftform bedeutet, dass die Kündigung schriftlich verfasst und vom Arbeitnehmer beziehungsweise dem Arbeitgeber oder seinem gegenüber dem Arbeitnehmer legitimierten (gesetzlichen) Vertreter eigenhändig durch die namentliche Unterschrift unterzeichnet werden muss.

Es reicht also nicht diese mit einer digitalen Signatur zu versehen oder eine Kopie der Unterschrift einzufügen.

Gleiches gilt für den Versand der Kündigung (nur) per Fax oder per E-Mail, selbst dann, wenn es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur handelt. Denn am Ende kommt auf diesen Wegen nur eine Kopie an, aber eben nicht das Original. Selbstverständlich ist es jedem gestattet die vorgenannten Übermittlungswege als „Vorab-Versand“ zu nutzen. Die Kündigung selbst muss aber mit einer eigenhändigen Unterschrift und damit unter Wahrung des Schriftformerfordernisses an den zu Kündigenden zugehen. Auch dann erst gilt sie als „ausgesprochen“.

Die Kündigung muss den Anforderungen des § 126 Absatz 1 BGB standhalten. Die elektronische Form ist stets ausgeschlossen.

Das Schriftformerfordernis kann übrigens weder durch Arbeitsvertrag noch durch Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung abbedungen werden.

Immer wieder geschieht es in der Unternehmenspraxis, dass die Einhaltung der Schriftform gerade keine Beachtung findet und eine so ausgesprochene Kündigung unwirksam ist.

Die Unterschrift muss vom Arbeitgeber oder einem gegenüber dem Arbeitnehmer gesetzlich oder durch Vollmacht legitimierten Vertreter erfolgen. Auch hier ergeben sich in der Gerichtspraxis fortwährend Streitigkeiten um die Frage, ob XY überhaupt berechtigt war, die Kündigung zu unterzeichnen.

Nicht weiter diskussionswürdig ist dies, wenn der Geschäftsführer das Kündigungsschreiben selbst unterzeichnet. Gleiches gilt beim Prokuristen oder dem Personalchef, sofern (und jetzt kommt die Einschränkung) der Arbeitnehmer aus der Stellung des Unterzeichners in der Kündigung im Unternehmen ohne Weiteres entnehmen kann, dass dieser Mensch auch zur Kündigung berechtigt ist. Dies ist generell anzunehmen bei Prokuristen und Personalleitern. Aber auch immer dann, wenn der Arbeitnehmer weiß, dass die kündigende Person diese Stellung inne hat, weil er vom Arbeitgeber diesbezüglich informiert wurde oder sich eine Berechtigung aus dem Handelsregister ergibt. Ein Blick ins Handelsregister ist jedem zumutbar, sagte das Bundesarbeitsgericht einmal.

Für die dafür notwendige Kenntnis des Gekündigten von der Berechtigung zum Ausspruch der Kündigung reicht grundsätzlich das Wissen des Gekündigten aus, dass sein Geschäftsherr bestimmte Mitarbeiter in eine Rechtsstellung berufen hat, mit der üblicherweise oder doch zumindest in seinem Unternehmen das Recht zu einer Kündigung auch eines Arbeitsvertrages sowie zu deren alleinigem Ausspruch verbunden ist.

Besteht hingegen eine Vertragspartei aus mehreren Personen, z.B. eine Personengesellschaft (GbR, OHG, KG), müssen alle vertretungsberechtigten Personen die Erklärung abgeben oder sich dabei  – unter Vorlage einer Vollmacht vertreten lassen, sofern keine besondere Vertretungsregelung getroffen wurde.

Das heißt umgekehrt aber auch: Immer dann, wenn eine nicht unter diese Voraussetzungen fallende Person die Kündigung unterschreibt und damit ausspricht, ist eine auf diese Person ausgestellte Vollmacht beizufügen. Aus dieser Vollmacht muss sich ergeben, dass der Unterzeichner zum Ausspruch der Kündigung und zur Verschriftung einer solchen bevollmächtigt ist.

Ist eine solche Vollmacht nicht beigefügt, kann der Kündigungsempfänger die Kündigung nach der Vorschrift des § 174 Satz 1 BGB zurückweisen. Diese Vorschrift lautet wie folgt:

Rechtsfolge einer solchen Zurückweisung ist, dass die Kündigung unwirksam ist.