Arbeitsrechtliches Offboarding Teil 2: Was muss in einer Kündigung stehen?

Es gibt bestimmte Inhalte, die bei der Formulierung einer Kündigung beachtet werden müssen.

Zu den Inhalten einer Kündigung gehören:

Adressat

Absender

Datum

Die eigentliche Kündigungserklärung mit dem eindeutigen Willen, das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist (ordentlich) oder fristlos (außerordentlich) beenden zu wollen.

Insgesamt sollte eine Kündigung knapp gehalten werden. Gründe für die Kündigung können angegeben werden, müssen aber nicht. Rechtsanwälte raten aus unterschiedlichen Gründen davon ab die Kündigungsgründe anzugeben (dazu ein anderes Mal mehr). Eine Kündigung muss grundsätzlich keine Begründung enthalten.

Bitte sehen Sie nach, wenn Sie in den Anwendungsbereich eines Tarifvertrages fallen oder es Betriebsvereinbarungen gibt.

Soweit Tarifverträge die Begründung der Kündigung zwingend vorsehen, ist eine Kündigung ohne Begründung ebenfalls unwirksam.

Im Falle der fristlosen Kündigung kann der betroffene Arbeitnehmer eine Begründung nachträglich verlangen (§ 626 Abs. 2 BGB). Unterbleibt die Mitteilung in diesem Fall, kann der gekündigte Arbeitnehmer bei wirksamer Kündigung einen Schadenersatzanspruch in Bezug auf den Ersatz von Gerichts- und Anwaltskosten geltend machen. Dies dann, wenn er geltend machen kann, dass er eine z.B. Kündigungsschutzklage nicht angestrengt hätte, wären ihm die Gründe bekannt gewesen.

• Unternehmen und Mitarbeiterdaten: Füllen Sie alle relevanten Daten wie die Adressen und Namen korrekt aus.
• Kündigungsfrist: Überprüfen Sie den Arbeitsvertrag und geltende tarifliche bzw. gesetzliche Bestimmungen, um die richtige Kündigungsfrist anzugeben.
• Meldung bei der Agentur für Arbeit: Informieren Sie den Mitarbeiter über seine Verpflichtungen zur Meldung bei der Agentur für Arbeit.
• Beachten Sie etwaige noch bestehende Urlaubsansprüche und Ansprüche auf Freizeitguthaben: Überlegen Sie, ob Sie den gekündigten Arbeitnehmer bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ggf. unter Anrechnung solcher freistellen wollen.
• Freistellung widerruflich oder unwiderruflich

Während meiner juristischen Ausbildung an der LMU und beim Thema Zugang von Willenserklärungen, veranschaulichte einer meiner Professoren die Notwendigkeit des Zugangs von Willenserklärungen mit einem anschaulichen Beispiel im Wald. Er fragte uns, wie wir den Nachweis eines Tons, den wir im Wald machten, erbringen wollen, wenn weit und breit niemand sei, der den Ton auch hören würde.

Schreiben Sie also eine Kündigung und kommt diese niemals beim Empfänger an oder schreiben Sie eine Kündigung und legen Sie diese im nächstgelegenen Waldstück ab, dann ist diese Kündigung mangels Zugangs nicht wirksam bzw. rechtlich schlicht als nicht-existent zu betrachten.

Im Überblick gibt es aber diese Wege:

Die Zustellung per Einschreiben mit Rückschein ist eine gängige Methode. Allerdings ist immer der Zeitpunkt des tatsächlichen Zugangs ausschlaggebend.

Beim Einschreiben mit Rückschein händigt der Postbote das Schreiben persönlich an den Empfänger aus. Dieser quittiert auf dem sog. Rückschein den Erhalt mit seiner Unterschrift und der Rückschein wiederrum wird dann an den Absender zurück geleitet. Ein mögliches Problem gibt es dann, wenn der Postbote den Empfänger nicht persönlich antrifft. In diesem Fall hinterlegt er das Schreiben in der nächstgelegenen Postfiliale und informiert den Empfänger darüber, dass dort ein Schreiben zur Abholung bereit liegt (Abholschein). Ein Zugang erfolgt erst bei Abholung durch den Empfänger. Holt er das Schreiben aber nie ab, ist es nie zugestellt worden.

Eine Zustellung ist auch mittels Einwurf-Einschreiben möglich. Der Postbote wirft das Schreiben in den Briefkasten ein und dokumentiert dabei, wann er das Schreiben eingeworfen hat. Ein Zugang ist dann anzunehmen, wenn die Willenserklärung (also in diesem Fall die Kündigung) so in den Machtbereich des anderen gelangt, dass bei Annahme gewöhnlicher Verhältnisse damit zu rechnen war, dass der Empfänger von ihr Kenntnis nehmen konnte (BAG, Urteil vom 22.8.2019 – 2 AZR 111/19). In der Regel ist ein Zugang dann gegeben, wenn der Einwurf in den (natürlich richtigen) Briefkasten erfolgt ist.

Aber ACHTUNG: Wird ein Brief in den Hausbriefkasten eingeworfen, so geht er in dem Zeitpunkt zu, in dem mit der Leerung gerechnet werden konnte. Erreicht ein Kündigungsschreiben den Briefkasten des Adressaten zu einer Tageszeit, zu der nach den Gepflogenheiten des Verkehrs eine Entnahme oder Abholung durch den Empfänger nicht mehr erwartet werden kann, so geht die Willenserklärung erst am Folgetag zu. Wenn der Arbeitgeber also noch am 31.ten eines Monats fristwahrend kündigen möchte und das Schreiben beispielsweise am Abend um 22:00 Uhr in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen wird, so muss der Empfänger für diesen Tag nicht mehr mit Postzugängen rechnen. Die Folge wäre, dass ein Zugang erst am Folgetag und damit nicht mehr fristwahrend erfolgt ist.

Nach der Rechtsprechung erbringt das Einwurf-Einschreiben auch „nur“ einen „Beweis des ersten Anscheins“. Diese Rechtsfrage ist übrigens gerade zur abschließenden Klärung beim Bundesarbeitsgericht (Verfahren BAG, Az.: 2 AZR 213/23) anhängig, aber noch ohne Entscheidung. Wer also nicht erst durch alle Instanzen geklärt haben will, ob das Einwurf-Einschreiben auch wirklich als zugegangen zu betrachten ist, sollte diese Variante nicht wählen.

Wenn eine Kündigung nicht schriftlich erfolgt ist oder von einer Person unterzeichnet wurde, die sich mit einer Vollmacht hätte legitimieren müssen und eine unverzügliche Zurückweisung erfolgt ist, oder der Zugang der Kündigung nicht nachgewiesen werden kann, so ist die die ausgesprochene Kündigung nicht wirksam. Erforderlich ist es daher die Kündigung zu wiederholen bzw. erneut auszusprechen.

In unserem Beispielfall hatten die Parteien eine vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Quartalsende. Der Arbeitgeber kündigte mit Schreiben vom 27.03. zum 30.06. Nachdem die Kündigung keine Originalunterschrift, sondern nur eine digitale Signatur enthielt, und ein Zugang nicht bewiesen werden konnte, musste der Arbeitgeber die Kündigung erneut aussprechen. Dies konnte er aber nicht mehr zum 30.06. sondern nur noch zum 30.09.

Die wirtschaftlichen Folgen betrugen 3 weitere Bruttogehälter sowie nicht mehr anteiligen, sondern vollen Urlaubsanspruch, da ein Ausscheiden nunmehr in der zweiten Jahreshälfte erfolgte. Allein der Schaden für die weiteren Gehaltszahlungen belief sich inklusive Arbeitgeberanteil auf knapp 30.000,-€.

Sorgfalt beim Ausspruch von Kündigungen walten zu lassen, macht daher Sinn.