Was muss in einer Kündigung stehen?
Es gibt bestimmte Inhalte, die bei der Formulierung einer Kündigung beachtet werden müssen.
Zu den Inhalten einer Kündigung gehören:
Adressat
Absender
Datum
Die eigentliche Kündigungserklärung mit dem eindeutigen Willen, das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist (ordentlich) oder fristlos (außerordentlich) beenden zu wollen.
Insgesamt sollte eine Kündigung knapp gehalten werden. Gründe für die Kündigung können angegeben werden, müssen aber nicht. Rechtsanwälte raten aus unterschiedlichen Gründen davon ab die Kündigungsgründe anzugeben (dazu ein anderes Mal mehr). Eine Kündigung muss grundsätzlich keine Begründung enthalten.
Aber auch davon gibt es ein paar Ausnahmen.
- Die Kündigung gegenüber einem Auszubildenden nach der Probezeit nach § 22 Absatz 3 BBIG muss begründet werden.
- Gleiches gilt nach § 17 Absatz 2 S. 2 MuSchG (Mutterschutzgesetz) für Schwangere. Fehlt hier die Nennung des Kündigungsgrundes, ist die Kündigung unwirksam.
- Die Kündigung muss auch dann begründet werden, wenn eine Begründungspflicht in einem Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.
Bitte sehen Sie nach, wenn Sie in den Anwendungsbereich eines Tarifvertrages fallen oder es Betriebsvereinbarungen gibt.
Soweit Tarifverträge die Begründung der Kündigung zwingend vorsehen, ist eine Kündigung ohne Begründung ebenfalls unwirksam.
Im Falle der fristlosen Kündigung kann der betroffene Arbeitnehmer eine Begründung nachträglich verlangen (§ 626 Abs. 2 BGB). Unterbleibt die Mitteilung in diesem Fall, kann der gekündigte Arbeitnehmer bei wirksamer Kündigung einen Schadenersatzanspruch in Bezug auf den Ersatz von Gerichts- und Anwaltskosten geltend machen. Dies dann, wenn er geltend machen kann, dass er eine z.B. Kündigungsschutzklage nicht angestrengt hätte, wären ihm die Gründe bekannt gewesen.
Beispiel für die Formulierung einer ordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber
[Unternehmen] [Adresse des Unternehmens] [PLZ und Ort] [Telefonnummer] [Datum]
[Name des Mitarbeiters] [Adresse des Mitarbeiters] [PLZ und Ort]
Betreff: Ordentliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Mitarbeiters],
hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum des Arbeitsbeginns] ordentlich und fristgerecht zum [Datum der Beendigung], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Die Kündigung erfolgt aus folgenden Gründen: [Grund der Kündigung, z.B. betriebsbedingte Kündigung, personenbedingte Kündigung, verhaltensbedingte Kündigung].
Betriebsbedingte Kündigung: Leider sehen wir uns aufgrund von [konkrete betriebliche Gründe wie z.B. Auftragsrückgang, Umstrukturierungen, Schließung von Abteilungen] gezwungen, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen.
Personenbedingte Kündigung: Die Kündigung erfolgt aufgrund [konkrete personenbezogene Gründe wie z.B. langanhaltende Krankheit, fehlende Eignung für die Tätigkeit].
Verhaltensbedingte Kündigung: Die Kündigung erfolgt aufgrund [konkrete verhaltensbezogene Gründe wie z.B. wiederholtes Fehlverhalten, Verstöße gegen betriebliche Regelungen].
Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, sich unverzüglich nach Erhalt dieses Schreibens persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend zu melden. Unterlassen Sie diese Meldung, müssen Sie mit einer Sperrzeit beim Arbeitslosengeld rechnen.
Zudem sind Sie verpflichtet, aktiv nach einer neuen Beschäftigung zu suchen und an allen notwendigen Maßnahmen, die der Agentur für Arbeit zur Förderung Ihrer Eingliederung in den Arbeitsmarkt dienen, teilzunehmen.
Wir bedanken uns für die Zusammenarbeit und wünschen Ihnen für Ihre berufliche und persönliche Zukunft alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift des Arbeitgebers]
[Name des Arbeitgebers] [Position des Arbeitgebers]
Hinweise zur Individualisierung und Verwendung
- Unternehmen und Mitarbeiterdaten: Füllen Sie alle relevanten Daten wie die Adressen und Namen korrekt aus.
- Kündigungsfrist: Überprüfen Sie den Arbeitsvertrag und geltende tarifliche bzw. gesetzliche Bestimmungen, um die richtige Kündigungsfrist anzugeben.
- Meldung bei der Agentur für Arbeit: Informieren Sie den Mitarbeiter über seine Verpflichtungen zur Meldung bei der Agentur für Arbeit.
- Beachten Sie etwaige noch bestehende Urlaubsansprüche und Ansprüche auf Freizeitguthaben: Überlegen Sie, ob Sie den gekündigten Arbeitnehmer bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ggf. unter Anrechnung solcher freistellen wollen.
- Freistellung widerruflich oder unwiderruflich
Wie muss die Kündigung zugehen? - Nachweisbar!
Während meiner juristischen Ausbildung an der LMU und beim Thema Zugang von Willenserklärungen, veranschaulichte einer meiner Professoren die Notwendigkeit des Zugangs von Willenserklärungen mit einem anschaulichen Beispiel im Wald. Er fragte uns, wie wir den Nachweis eines Tons, den wir im Wald machten, erbringen wollen, wenn weit und breit niemand sei, der den Ton auch hören würde.
Es geht also um das Prinzip „Sender und Empfänger“.
Schreiben Sie also eine Kündigung und kommt diese niemals beim Empfänger an oder schreiben Sie eine Kündigung und legen Sie diese im nächstgelegenen Waldstück ab, dann ist diese Kündigung mangels Zugangs nicht wirksam bzw. rechtlich schlicht als nicht-existent zu betrachten.
Praxistipp: Achten Sie darauf, dass die Kündigung daher nachweislich beim Empfänger ankommt. Bestenfalls händigen Sie sie persönlich aus. Gelegentlich ist dies aber nicht möglich, so dass ein Versand erforderlich ist. Dazu bedienen Sie sich dann eines Boten, der die Aushändigung oder den Einwurf in den Briefkasten (nicht in den Wald) bestätigen kann. Der Postversand bietet einige Tücken.
Im Überblick gibt es aber diese Wege:
Einschreiben-Rückschein:
Die Zustellung per Einschreiben mit Rückschein ist eine gängige Methode. Allerdings ist immer der Zeitpunkt des tatsächlichen Zugangs ausschlaggebend.
Beim Einschreiben mit Rückschein händigt der Postbote das Schreiben persönlich an den Empfänger aus. Dieser quittiert auf dem sog. Rückschein den Erhalt mit seiner Unterschrift und der Rückschein wiederrum wird dann an den Absender zurück geleitet. Ein mögliches Problem gibt es dann, wenn der Postbote den Empfänger nicht persönlich antrifft. In diesem Fall hinterlegt er das Schreiben in der nächstgelegenen Postfiliale und informiert den Empfänger darüber, dass dort ein Schreiben zur Abholung bereit liegt (Abholschein). Ein Zugang erfolgt erst bei Abholung durch den Empfänger. Holt er das Schreiben aber nie ab, ist es nie zugestellt worden.
Einwurf-Einschreiben:
Eine Zustellung ist auch mittels Einwurf-Einschreiben möglich. Der Postbote wirft das Schreiben in den Briefkasten ein und dokumentiert dabei, wann er das Schreiben eingeworfen hat. Ein Zugang ist dann anzunehmen, wenn die Willenserklärung (also in diesem Fall die Kündigung) so in den Machtbereich des anderen gelangt, dass bei Annahme gewöhnlicher Verhältnisse damit zu rechnen war, dass der Empfänger von ihr Kenntnis nehmen konnte (BAG, Urteil vom 22.8.2019 – 2 AZR 111/19). In der Regel ist ein Zugang dann gegeben, wenn der Einwurf in den (natürlich richtigen) Briefkasten erfolgt ist.
Aber ACHTUNG: Wird ein Brief in den Hausbriefkasten eingeworfen, so geht er in dem Zeitpunkt zu, in dem mit der Leerung gerechnet werden konnte. Erreicht ein Kündigungsschreiben den Briefkasten des Adressaten zu einer Tageszeit, zu der nach den Gepflogenheiten des Verkehrs eine Entnahme oder Abholung durch den Empfänger nicht mehr erwartet werden kann, so geht die Willenserklärung erst am Folgetag zu. Wenn der Arbeitgeber also noch am 31.ten eines Monats fristwahrend kündigen möchte und das Schreiben beispielsweise am Abend um 22:00 Uhr in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen wird, so muss der Empfänger für diesen Tag nicht mehr mit Postzugängen rechnen. Die Folge wäre, dass ein Zugang erst am Folgetag und damit nicht mehr fristwahrend erfolgt ist.
Nach der Rechtsprechung erbringt das Einwurf-Einschreiben auch „nur“ einen „Beweis des ersten Anscheins“. Diese Rechtsfrage ist übrigens gerade zur abschließenden Klärung beim Bundesarbeitsgericht (Verfahren BAG, Az.: 2 AZR 213/23) anhängig, aber noch ohne Entscheidung. Wer also nicht erst durch alle Instanzen geklärt haben will, ob das Einwurf-Einschreiben auch wirklich als zugegangen zu betrachten ist, sollte diese Variante nicht wählen.
Das ist die Rechtsfolge:
Wenn eine Kündigung nicht schriftlich erfolgt ist oder von einer Person unterzeichnet wurde, die sich mit einer Vollmacht hätte legitimieren müssen und eine unverzügliche Zurückweisung erfolgt ist, oder der Zugang der Kündigung nicht nachgewiesen werden kann, so ist die die ausgesprochene Kündigung nicht wirksam. Erforderlich ist es daher die Kündigung zu wiederholen bzw. erneut auszusprechen.
In unserem Beispielfall hatten die Parteien eine vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Quartalsende. Der Arbeitgeber kündigte mit Schreiben vom 27.03. zum 30.06. Nachdem die Kündigung keine Originalunterschrift, sondern nur eine digitale Signatur enthielt, und ein Zugang nicht bewiesen werden konnte, musste der Arbeitgeber die Kündigung erneut aussprechen. Dies konnte er aber nicht mehr zum 30.06. sondern nur noch zum 30.09.
Die wirtschaftlichen Folgen betrugen 3 weitere Bruttogehälter sowie nicht mehr anteiligen, sondern vollen Urlaubsanspruch, da ein Ausscheiden nunmehr in der zweiten Jahreshälfte erfolgte. Allein der Schaden für die weiteren Gehaltszahlungen belief sich inklusive Arbeitgeberanteil auf knapp 30.000,-€.
Sorgfalt beim Ausspruch von Kündigungen walten zu lassen, macht daher Sinn.
Praxistipp: Es gäbe noch vieles zu beschreiben. Was wenn der Arbeitnehmer keinen Briefkasten hat oder unbekannt verzogen ist? Darf ich einen Arbeitnehmer kündigen, während er im Urlaub ist, während Erkrankungen oder kurz vor Weihnachten ?
Was wenn der zur Kündigung Berechtigte gar nicht vor Ort ist ?
In international agierenden Unternehmen ist es nicht selten so, dass der CEO oder Personalleiter im Ausland ist. Und oft ist es weiter so, dass der Ausspruch der Kündigung Eile hat und der Zugang zur Einhaltung der gewünschten Kündigungsfrist zeitnah erfolgen muss. Die Frist ist in Ansehung der Schriftlichkeit einer Kündigung dann manchmal nicht mehr zu halten.
Es spricht nichts dagegen, wenn Organisationen sich darüber zeitig Gedanken machen und die Mitarbeitenden auch aktiv darüber informieren, wer alles eine Kündigung aussprechen und unterzeichnen darf. Denn der Arbeitgeber darf dazu grundsätzlich jeden berufen. Es ist aber erforderlich, wenn es sich nicht um Prokuristen oder Personalleiter handelt, dass der betroffene Mitarbeiter (nachweislich) darüber in Kenntnis gesetzt wurde und damit keine Möglichkeit mehr hat sich berechtigterweise auf § 174 BGB zu berufen und die Kündigung wegen fehlender Vollmachtsvorlage zurückzuweisen.
Keinesfalls sollte eine Kündigung aber aus Gründen der Praktikabilität nur per Mail versandt und/ oder digital unterzeichnet sein.
Schreibe einen Kommentar