Die Digitalisierung von Personalakten bezeichnet den Prozess, bei dem alle Mitarbeiterunterlagen von der klassischen Papierform in ein elektronisches System übertragen werden. In der heutigen Arbeitswelt ist dieser Schritt essenziell, um die Personalverwaltung effizienter, transparenter und vor allem rechtskonform zu gestalten. Digitale Personalakten ermöglichen einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente, verbessern die Datensicherheit und helfen Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO einzuhalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche technischen Anforderungen und Systeme dafür nötig sind, welche Vorteile sich ergeben und wie die Umstellung erfolgreich und rechtssicher umgesetzt werden kann.
Warum ist die Digitalisierung von Personalakten notwendig?
Die Digitalisierung von Personalakten wird in Unternehmen zunehmend unumgänglich, da analoge Aktenbestände nicht nur Unmengen an Platz beanspruchen, sondern auch ineffizient in der Bearbeitung und Verwaltung sind. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ohne eigene Rechtsabteilung ist es entscheidend, schnell auf Mitarbeiterdaten zugreifen zu können, beispielsweise bei Kündigungen, Abmahnungen oder bei Anfragen von Sozialversicherungsträgern. Zudem stellen papierbasierte Akten ein erhebliches Risiko in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit dar. Während physische Unterlagen verloren gehen oder beschädigt werden können, ermöglicht die digitale Variante zuverlässigere Sicherungs- und Backup-Lösungen.
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Effizienzsteigerung: So reduziert die Digitalisierung von Personalakten den administrativen Aufwand erheblich, da Dokumente schneller gefunden, bearbeitet und weitergeleitet werden können. Zugleich können Routineprozesse automatisiert und standardisiert werden, um Personalressourcen optimal einzusetzen.
Technische Anforderungen und Systeme zur Digitalisierung
Die erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten setzt bestimmte technische Voraussetzungen und Systeme voraus. Dazu zählen:
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
Softwarelösungen, die das Scannen, Speichern, Archivieren und die strukturierte Verwaltung von Dokumenten ermöglichen.
OCR-Technologie (Optical Character Recognition)
Zur automatischen Texterkennung und Indexierung gescannter Dokumente, was die Suche nach Inhalten erleichtert.
Datenschutzkonforme Speicherung
Systeme müssen hohen Sicherheitsstandards entsprechen, um sensible personenbezogene Daten gemäß DSGVO zu schützen.
Zugriffsrechte und Rollenmanagement
Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf bestimmte Akteninhalte erhalten können.
Integration mit HR-Systemen
Die digitale Personalakte sollte idealerweise mit bestehenden HR-Informationssystemen verknüpft sein, um Datenkonsistenz zu gewährleisten.
Backup- und Wiederherstellungsverfahren
Für den Schutz vor Datenverlust müssen regelmäßige Sicherungen vorgesehen sein.
Rechtliche Voraussetzungen für die Digitalisierung von Personalakten
Die Digitalisierung von Personalakten unterliegt in Deutschland strengen rechtlichen Vorgaben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sämtliche digitale Dokumente dieselbe Beweiskraft besitzen wie ihre physischen Pendants. Dies wird insbesondere durch das Einhalten des sogenannten „ersetzenden Scannens“ gewährleistet.
Dabei müssen die Dokumente revisionssicher digitalisiert werden, um unter anderem
- die gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben nach §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen
- sowie die Durchsuchbarkeit der Dokumente zu gewährleisten.
Zudem sind arbeitsrechtliche Anforderungen zu beachten, insbesondere Vorschriften zum Datenschutz (DSGVO, BDSG) und der Schutz sensibler Arbeitnehmerdaten. Grundsätzlich ist keine Einwilligung der Mitarbeitenden nötig, sofern die Umstellung datenschutzkonform erfolgt. Dennoch sollten Unternehmen transparent über den Digitalisierungsprozess informieren.
Besondere Vertraulichkeit gilt bei sensiblen Dokumenten wie
- Gesundheitsdaten
- Schwerbehinderteninformationen
- oder Angaben zur religiösen Zugehörigkeit.
Daher ist es wichtig, frühzeitig zu prüfen, welche Unterlagen unbedingt digitalisiert werden sollten und welche gegebenenfalls von der Digitalisierung ausgeschlossen bleiben müssen.
Gesetzliche Vorgaben bei der Digitalisierung von Personalakten
Neben den bereits genannten rechtlichen Anforderungen sollten KMU bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten für Personalakten zusätzliche rechtliche Aspekte beachten.
Vor allem faktische Folgen der Digitalisierung sind rechtlich von besonderer Bedeutung:
Aufbewahrungsfristen und Löschungspflichten beachten
Sowohl Handels-, Steuer- als auch Sozialversicherungsrecht schreiben verpflichtende Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Dokumententypen vor. Digitale Systeme müssen gewährleisten, dass Akten ordnungsgemäß aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden (§§ 257 HGB, 147 AO).
Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Falls ein Betriebsrat existiert, unterliegt die Einführung digitaler Personalakten gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Dies betrifft insbesondere Regelungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle und muss vor der Einführung einer digitalen Personalakte zusammen mit dem Betriebsrat geregelt werden.
Beweiswerterhaltung nach dem ersetzenden Scannen
Digitale Kopien müssen mittels zertifizierter Verfahren (z.B. TR-RESISCAN) inhaltlich und visuell mit dem jeweiligen Original identisch sowie fälschungssicher gespeichert sein, um hinsichtlich ihrer Beweiskraft rechtlich abgesichert zu sein. Unternehmen sollten daher eine klar geregelte Verfahrensdokumentation zur Gewährleistung der Integrität elektronischer Dokumente erstellen und pflegen.
Unterrichtungspflichten und Überblick über Datenverarbeitung
Mitarbeitende müssen gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten umfassend informiert werden. Unternehmen sollten hierzu datenschutzrechtliche Informationen erstellen und dokumentieren, die Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung transparent darlegen und den Mitarbeitenden zugänglich machen.
Beachtet ein Unternehmen diese wichtigen rechtlichen Aspekte ebenfalls, steht einer erfolgreichen und rechtssicheren Digitalisierung der Personalakten nichts mehr im Weg.
Umsetzung geeigneter Datenschutzmaßnahmen
KMU haben die Pflicht, die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bei der Digitalisierung von Personalakten umfassend zu berücksichtigen.
Wesentliche Schutzmaßnahmen umfassen die rechtskonforme Umsetzung folgender Aspekte:
- Einrichtung klar differenzierter und dokumentierter Zugriffs- und Berechtigungskonzepte (wer hat Zugriff auf welche Daten?).
- Verschlüsselung digitalisierter Akten auf System- und Übertragungsebene.
- Implementierung eines lückenlosen Änderungsprotokolls, um Manipulationen bei Dokumenten zu verhindern.
- Sicherstellung einer revisionssicheren Ablage und Archivierung der Dokumente nach den Vorgaben der GoBD.
- Verbindliche Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder bei Ausscheiden eines Mitarbeiters.
Um Risiken zu minimieren, empfiehlt sich insbesondere für KMU eine externe Datenschutzberatung, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben regelmäßig überprüfen zu lassen und die Haftungsrisiken des Unternehmens zu minimieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Digitalisierung
Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend, um die Digitalisierung der Personalakten effizient und fehlerfrei umzusetzen:
1. Analyse des Ist-Zustandes
- Erfassung des aktuellen Umfangs aller Akten.
- Klassifizierung der Dokumente nach Relevanz und Digitalisierungspflicht.
2. Auswahl geeigneter IT- und Softwarelösungen
- Verfahren zum ersetzenden Scannen (zertifizierte Scan-Lösungen).
- Systeme zur rechtssicheren Speicherung und Dokumentation (Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS).
3. Prozessdefinition erstellen
- Klare Verantwortlichkeiten festlegen.
- Arbeitsanweisungen zum Digitalisierungsprozess erstellen.
4. Durchführung der Digitalisierung
- Einrichtung eines Prüfsystemes zur Qualitätssicherung.
- Durchführung durch geschultes, vertrauenswürdiges Personal oder externe Dienstleister.
5. Qualitäts- und Rechtsprüfung
- Überprüfung der digitalen Dokumente auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und Einhaltung rechtlicher Normen.
- Stichproben zur Sicherstellung der fehlerfreien Digitalisierung.
6. Freigabe und Übergang in Regelbetrieb
- Übergabe der digitalen Akten in die operative Verantwortung.
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem digitalen Aktenmanagement.
Vor- und Nachteile digitaler Personalakten im Überblick
Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Personalakten bringt neben zahlreichen Vorteilen auch einige Herausforderungen mit sich.
Im Folgenden sind die wichtigsten Vor- und Nachteile übersichtlich in einer Tabelle zusammengefasst:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
|
|
KMU sollten diese Vor- und Nachteile sorgfältig gegeneinander abwägen und die Digitalisierung der Personalakten individuell nach Betriebsgröße, bestehenden Ressourcen und spezifischen Anforderungen planen und gezielt umsetzen.
Problemlösungen bei der Digitalisierung von Personalakten
Bei der Entscheidung, Personalakten zu digitalisieren, stehen KMU häufig vor typischen Herausforderungen, deren frühzeitige Identifikation und Lösung den Prozess erheblich erleichtern kann. Ein häufiges Problem ist etwa die mangelnde Übersicht über bestehende physische Aktenbestände. Hier empfiehlt sich zunächst eine vollständige Bestandsaufnahme inklusive einer nachvollziehbaren Kategorisierung jeder Akte. Diese Vorarbeit sorgt dafür, dass der eigentliche Digitalisierungsprozess effizient und fehlerfrei durchgeführt werden kann. Um zudem datenschutzrechtlichen Fehlerquellen vorzubeugen, sollte bereits im Vorfeld eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden, in enger Abstimmung mit internen Datenschutzverantwortlichen oder externen Experten.
Ein weiteres entscheidendes Problem ist die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung, die den Anforderungen der DSGVO entspricht und gleichzeitig bedienerfreundlich für Mitarbeitende ist. Eine umfangreiche Vorabprüfung potenzieller Anbieter anhand klar definierter Kriterien wie technische Konformität, Sicherheit der Datenübertragung, einfache Bedienbarkeit und nachhaltiger Support sind essenziell. Es empfiehlt sich, Testphasen oder Pilotprojekte durchzuführen, bevor eine langfristige Implementierung erfolgt. Mithilfe von Mitarbeiterschulungen und detailliert dokumentierten Prozessen können Widerstände oder Bedenken frühzeitig ausgeräumt und ein reibungsloser Übergang von der analogen zur digitalen Aktenführung sichergestellt werden.
Folgende Maßnahmen helfen Ihnen dabei, klassische Probleme bei der Digitalisierung zu bewältigen:
- Durchführung einer vollständigen Bestandsaufnahme bestehender Akten vor Beginn der Digitalisierung.
- Datenschutzrechtliche Prüfung inklusive Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen.
- Umfassende Evaluierung geeigneter Softwarelösungen hinsichtlich DSGVO-Konformität und Nutzerfreundlichkeit.
- Pilotprojekt oder Testphase realisieren, bevor flächendeckend digitalisiert wird.
- Kontinuierliche Mitarbeiterschulungen und transparente Kommunikation der Prozesse und Vorteile.
Checkliste für die erfolgreiche Umsetzung digitaler Personalakten in KMU
Zur erfolgreichen Umsetzung der digitalen Personalakten sollten kleine und mittelständische Unternehmen folgende Schritte unbedingt beachten, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten:
Festlegung der Projektziele und Zuständigkeiten
Definiert zunächst klare Ziele für die Einführung digitaler Personalakten und benennt Verantwortliche sowie Projektbeteiligte eindeutig.
Prüfung rechtlicher Rahmenbedingungen
Identifiziert wichtige gesetzliche und datenschutzrechtliche Anforderungen, die speziell für eure Branche relevant sind, etwa Gesetzeskonformität nach DSGVO, BDSG und GoBD.
Auswahl geeigneter Software-Anbieter
Sucht sorgfältig Anbieter aus, die zertifizierte und revisionssichere Lösungen für die spezifischen Bedürfnisse eures Unternehmens anbieten.
Personal einbeziehen und schulen
Informiert frühzeitig alle Mitarbeitenden über den geplanten Umstellungsprozess und stellt sicher, dass diese umfassend entsprechend ihren Aufgaben geschult werden.
Festlegung eines Zeitplans
Erstellt einen realistischen Zeitrahmen inklusive Meilensteinen und Richtdaten für einzelne Prozessschritte wie das Scannen der Altakten, Softwareinstallation und Einführung in den Regelbetrieb.
Pilotphase und Testbetrieb durchführen
Testet das neue digitale System zunächst mit ausgewählten Akten, Abteilungen oder Mitarbeitenden, um eventuelle Schwachstellen zu erkennen und frühzeitig Anpassungen vornehmen zu können.
Qualitätssicherung und Abschlussprüfung
Überprüft abschließend die Vollständigkeit, Lesbarkeit und Revisionssicherheit der digitalisierten Personalakten stichprobenartig, um Risiken einer späteren Haftung auszuschließen.
Übergang in den Regelbetrieb
Schließt das Projekt formell ab und kommuniziert deutlich gegenüber allen Beteiligten, dass die Personalakten nun in digitaler Form verbindlich und rechtssicher vorliegen.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise gewährleistet ihr eine transparente und rechtlich einwandfreie Digitalisierung, mit der ihr langfristig Ressourcen spart und Prozesse in der Personalabteilung spürbar optimiert.
Tipps & Tricks für eine erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten
Für eine effiziente und rechtssichere digitale Personalaktenführung empfiehlt es sich, folgende praxisnahe Tipps und Tricks zu berücksichtigen:
Priorisieren Sie Ihre Dokumente
Digitalisieren Sie zuerst besonders häufig benötigte Akten, um sofort einen spürbaren Effekt auf Ihre Arbeitsprozesse zu erzielen.
Definieren Sie klare Standards
Legen Sie eindeutige Benennungsmuster und Schlagwörter für Ihre Dokumente fest, um die spätere Auffindbarkeit innerhalb des DMS zu verbessern.
Integrieren Sie Scan-Workflows direkt in bestehende Prozesse
Nutzen Sie standardisierte Workflows wie den automatischen Import eingescannter Dateien ins Dokumentenmanagementsystem für höhere Effizienz.
Implementieren Sie regelmäßige Qualitätschecks
Stichprobenartige Kontrollen gewährleisten dauerhaft hohe Qualität und Vollständigkeit der digitalisierten Dokumente.
Planen Sie ausreichende Ressourcen für Support und Wartung ein
Technische Unterstützung und Pflege des Systems verhindern langfristig technische Probleme und Datenverluste.
Nutzen Sie externe Experten gezielt
Bei Unsicherheiten in Rechts- oder Datenschutzfragen ist es oftmals günstiger, frühzeitig Rat von Spezialisten einzuholen als später teure Nachbesserungen vorzunehmen.
Fazit
Die Digitalisierung von Personalakten bietet KMU zahlreiche Vorteile, die sowohl ökonomische als auch organisatorische Potenziale ausschöpfen. Neben erheblicher Platzeinsparung, deutlicher Effizienzsteigerung in der Dokumentenverwaltung und verbesserten Datenschutzbedingungen profitieren Organisationen besonders von ortsunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten auf Personalunterlagen. Allerdings stellt die Umstellung bereits anfangs hohe Anforderungen, insbesondere was Softwareauswahl, Datenschutzvorgaben, Investitionen und Mitarbeiterschulungen betrifft.
Um eine rechtssichere Umsetzung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Digitalisierung strukturiert und schrittweise voranzutreiben sowie externe Expertise einzubeziehen. Trotz anfänglicher Kosten amortisieren sich digitale Personalakten in der Praxis meist nach überschaubarer Zeit. Unternehmen sollten daher die Chancen der Digitalisierung frühzeitig ergreifen und dabei rechtliche Rahmenbedingungen konsequent beachten. Richtig umgesetzt ermöglicht die digitale Personalakte KMU, Ressourcen optimal einzusetzen und langfristig rechtliche Risiken deutlich zu minimieren.
Häufig gestellte Fragen auf einen Blick (FAQ)
Warum sollten Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren?
Die Digitalisierung von Personalakten spart Platz, erhöht die Effizienz durch schnelleren Datenzugriff und minimiert Datenschutzrisiken durch kontrollierte Zugriffsrechte und verschlüsselte Speicherung.
Welche rechtlichen Vorgaben müssen KMU bei der Digitalisierung der Personalakten beachten?
KMU müssen insbesondere Datenschutzgesetze (DSGVO, BDSG), Anforderungen des „ersetzenden Scannens“ sowie handels- und steuerrechtliche Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung (§§ 146, 147 AO und GoBD) beachten.
Welche technischen Lösungen eignen sich für digitalisierte Personalakten?
Ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS), Scan-Lösungen gemäß zertifizierter Verfahren wie TR-RESISCAN sowie Schnittstellen zu bestehenden HR- und Lohnsystemen eignen sich ideal zur Digitalisierung der Personalakten.
Was kostet die Umstellung auf digitale Personalakten für KMU ungefähr?
Für KMU mit etwa 50 Mitarbeitern liegen die Anfangsinvestitionen zwischen ca. 7.000 und 16.500 Euro (einschließlich DMS-Lizenz, Hardware, Implementierung und Schulungen), zuzüglich jährlicher Wartungskosten von etwa 1.000 bis 2.000 Euro.
Welche Herausforderungen treten bei der Digitalisierung von Personalakten auf?
Potenzielle Herausforderungen sind anfängliche Investitionen, technische und IT-Aufwendungen, Datenschutz-Compliance, sowie notwendige Mitarbeiterschulungen und kontinuierlicher technischer Support.
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