Unveiling Transparency: Entwicklungen und Chancen des Hinweisgeberschutzgesetz für die Unternehmensführung

Transparenz, ethisches Handeln und eine verantwortliche Haltung sind im neuen Jahrtausend zu “Must-Haves” für Unternehmen geworden. Deutschland hat mit seiner Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie einen bedeutenden Schritt nach vorn gemacht und seit dem 17.12.2023 sind jetzt auch kleine und mittlere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern dazu verpflichtet, einen Hinweisgeber-Kanal bereitzustellen und den Schutz von Hinweisgebern besonders zu gewährleisten.

Die Umsetzung gelingt nur mit einer Kultur des Vertrauens, bewusster Wahrnehmung von Verantwortung und  einer ausgeklügelten technischen Umsetzung. In diesem Beitrag erforschen wir einige Feinheiten dieses Hinweisgeberschutzgesetzes, die daraus entstehenden Chancen für und Auswirkungen auf Unternehmen sowie ein paar praktische Strategien für eine nahtlose Integration.

Die Whistleblowing Richtlinie und das darauf basierende Hinweisgeberschutzgesetz unterstreicht das Engagement der EU und Deutschlands zur Förderung ethischer Praktiken und den Schutz derjenigen, die Fehlverhalten aufdecken. Zu den wichtigsten Bestimmungen des Gesetzes gehören:

• Schutz vor Repressalien:

Das Gesetz legt großen Wert darauf, Whistleblower vor jeder Form von Benachteiligungen und Repressalien zu schützen. Arbeitgebern ist es untersagt, nachteilige Maßnahmen gegen Personen zu ergreifen, die in gutem Glauben Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften bzw. andere Missstände im Unternehmen melden. Dieser Schutz gilt sowohl für bestehende als auch für ehemalige Mitarbeiter und soll die klare Botschaft vermitteln, dass die Meldung von Missständen nicht zum eigenen Nachteil führen darf.

• Obligatorische Meldewege:

Unternehmen ab 50 Mitarbeiter sind nun dazu verpflichtet, wirksame und vertrauliche Meldewege für Whistleblower einzurichten. Dabei kann es sich um eine dedizierte Hotline, ein Online-Portal oder eine sichere E-Mail-Adresse handeln.

Dabei ist es entscheidend, dass diese Meldewege den Schutz der Hinweisgeber, unabhängig davon, ob anonym gemeldet wurde oder nicht, gewährleisten. Dem aber nicht genug, es sollte im Interesse des Unternehmens sichergestellt werden, dass auch die Inhalte der Meldungen entsprechend vertraulich behandelt werden können und nur ein enger Kreis von definierten Mitarbeitern Zugriff auf diese Daten hat. Es gilt dabei auch stets den Gedanken der Barrierefreiheit mitzudenken.

• Rechtzeitige Untersuchung und Meldung:

Das Gesetz schreibt vor, dass Unternehmen Meldungen über Fehlverhalten unverzüglich untersuchen und gegebenenfalls Abhilfemaßnahmen ergreifen müssen. Dies zeugt nicht nur von der Verpflichtung, sich mit ethischen Bedenken auseinanderzusetzen, sondern stellt auch sicher, dass mögliche rechtliche Konsequenzen durch schnelle und wirksame Reaktionsmechanismen gemildert werden. Dabei gilt es vorgegebene Fristen einzuhalten, wie z.B. die Rückmeldung über den Eingang des Hinweises an den Meldenden innerhalb von sieben Tagen, um nur eine zu nennen.

• Aufbau einer Kultur des Vertrauens:

Für Unternehmen bietet das neue Whistleblowing-Gesetz nicht nur eine Verpflichtung, sondern eine Chance! Durch den Aufbau einer  Kultur des Vertrauens und der Transparenz hat das Unternehmen die Chance, die externe und interne Wahrnehmung der Unternehmenswerte prominent darzustellen und zu pflegen. Unternehmen, die dem Schutz von Hinweisgebern Vorrang einräumen, signalisieren ein Engagement für ethisches Verhalten und fördern ein Umfeld, in dem sich Mitarbeiter ermutigt fühlen, ohne zu zögern, ihre Meinung zu sagen. Das führt, wenn man es richtig macht, neben einem Mehrwert für das eigene Image auch zu einer deutlich besseren Arbeitsatmosphäre und besserer Mitarbeiterbindung. Ziel muss es sein, dass es für einen potenziellen Whistleblower attraktiver ist, dem Unternehmen Missstände direkt mitzuteilen, als diese an eine der diversen öffentlichen Meldestellen zu tragen.

• Aufklärung der Stakeholder:

Der Aufbau einer solchen Kultur ist mit Arbeit verbunden. Betroffene Unternehmen müssen es als Ihre Aufgabe ansehen, Mitarbeiter, Management und andere Interessengruppen, über die Auswirkungen und Bestimmungen des neuen Gesetzes aufzuklären. Workshops, Schulungen und Informationsmaterial sind die Basis eines gut informierten  Unternehmensumfelds, in dem sich alle Akteure der Bedeutung von Whistleblowing für die Einhaltung ethischer Standards und den dadurch für das Unternehmen entstehende Chancen bewusst sind.

Ein entscheidender Schritt bei der Integration des neuen Gesetzes ist die Entwicklung klar verständlicher  Whistleblowing-Richtlinien. In einer internen Richtlinie sollten die Meldeverfahren und die internen Prozesse zur Bearbeitung von Hinweisen beschrieben werden. In einer weiteren Richtlinie für die Belegschaft und Externe macht es Sinn, die wichtigsten Maßnahmen, die als Reaktion auf Meldungen ergriffen werden festzulegen und den Schutz von Hinweisgebern schriftlich zu definieren. Eine klare Kommunikation dieser Richtlinie und die Darstellung der Wichtigkeit für das Unternehmen durch das Top-Management ist der nächste wichtige Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Hinweisgebersystem.

Praktische Umsetzung

1. Integration des Gesetzes in die Unternehmensabläufe

Technologiegestützte Berichterstattung:

Nutzen Sie moderne Technologien, um benutzerfreundliche Meldekanäle einzurichten. Spezialisierte Online-Plattformen und mobile Anwendungen können den Meldeprozess und seine Einrichtung deutlich rationalisieren, ihn leichter zugänglich machen und sicherstellen, dass Hinweisgeber ihre Anliegen auf sichere Weise vorbringen können. Hierbei macht es Sinn, sich dedizierte Lösungen anzusehen, welche Informationen derart kapseln, dass auch Administratoren im Unternehmen keinen Zugriff darauf haben bzw. sich E-Mails mit sensiblen Informationen nicht unkontrolliert im Unternehmen vervielfachen. Zusätzlich bieten solche Systeme weitere nützliche Funktionen wie eine bidirektionale und anonyme Kommunikation, Vorfilterung von Meldungen oder ein Fristenmanagement. Funktionen, die sonst hausintern mühsam entwickelt werden müssen.

2. Regelmäßige Audits und Verbesserungen

Gerade am Anfang sollten Unternehmen  regelmäßig ihre Whistleblowing-Systeme und -Abläufe überprüfen, um deren Effektivität und Potentiale für mögliche Verbesserungen zu ermitteln. Dabei lohnt es sich z.B. einen Blick auf die Reaktions- und Bearbeitungszeiten von Meldungen, Umsetzung von daraus abgeleiteten Maßnahmen und die Einhaltung von Fristen gegenüber Hinweisgebern zu werfen. Diese fortlaufende Bewertung stellt sicher, dass der Meldeprozess wirksam bleibt und z.B. an Aktualisierungen oder Änderungen in der Rechtslandschaft, im Unternehmen oder dem unternehmerischen Umfeld angepasst wird. Für diese Tätigkeit ist es sinnvoll, die hausinterne Revision einzubinden.

3. Engagement der Führungsebene

Die oberste Führungsebene liefert die DNA für den Umgang mit Hinweisen für die gesamte Organisation. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das Engagement für die Umsetzung des Whistleblowing-Gesetzes und dem Hinweisgeberschutz den Rückhalt der Unternehmensführung hat. Führungskräfte sollten dabei nicht nur die Bedeutung ethischen Verhaltens für das Unternehmen unterstreichen, sondern auch das Kunststück gelingt, dass die Meldung von Missständen und Fehlverhalten als etwas Positives für das Unternehmen und seine Belegschaft gesehen wird.

Es gilt nun, diese Herausforderungen und Vorgaben in die Tat umzusetzen. Doch wie kommt man am schnellsten zum Ziel? Es kann mit Sicherheit gesagt werden, dass in den wenigsten Klein- und Mittelbetrieben eine nur teilweise ausgelastete Person bisher nur darauf gewartet hat, dass sie endlich mit dem Aufbau und dem Betrieb eines Hinweisgeberkanals und der ,- bearbeitung der daraus entstehenden Meldungen betraut wird. In den meisten Fällen wird diese Agenda von einer Person oder einem Team übernommen werden, welches diese zusätzliche Aufgabe in bestehende Prozesse und Tätigkeiten integrieren muss. Bevor man also dazu übergeht, hastig Pflichtenhefte für den Sharepoint- oder Confluence Administrator zu schreiben, macht es durchaus Sinn, sich nach einem spezialisierten und voll integrierbaren Tool umzusehen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer transparenten und verantwortungsvollen Unternehmenslandschaft. Unternehmen, die sich in diesem neuen Rechtsrahmen zurecht finden, haben die einmalige Chance, nicht nur das Gesetz einzuhalten, sondern auch ihr ethisches Ansehen und ihren Ruf zu verbessern sowie in Zeiten von Fachkräftemangel die Attraktivität des Unternehmens weiterzuentwickeln. Indem sie den Schutz von Whistleblowern in den Vordergrund stellen, ihre Stakeholder aufklären und klare Richtlinien  in Verbindung mit modernen Technologien einführen, können Unternehmen die Komplexität des neuen Gesetzes bewältigen und zu einer Kultur des Vertrauens, der Integrität und der verantwortungsvollen Unternehmensführung beitragen. Die benutzer- und hinweisgeberfreundliche Umsetzung ist dabei einer von mehreren Erfolgsfaktoren. Hier lohnt sich der Blick auf professionelle Tools.